關於運費索賠有許多錯誤的假設。對承保範圍、責任方以及如何有效提出損壞索賠的誤解是大約一半的貨物索賠被拒絕的部分原因。國家貨運安全委員會估計每年的貨物損失高達500 億美元，被拒絕的索賠是一些重大收入損失的原因。
如何提出有效的運費索賠
1. 起草清晰的合約
要贏得索賠，您首先需要確保正確起草運輸合約。它應指定正在使用的Incoterms ®的版本。這11個國際公認的運輸術語澄清了買賣雙方對於「船上交貨」和「地點交貨」等術語的任務、成本和風險。國際貿易術語解釋通則於 2020 年進行了更新，因此請查看它們以確保您了解當前的含義。
2.了解承運人的責任
承運人責任與貨物保險不同。承運人責任僅限制承運人遭受損失的風險。例如，海運承運人的損失通常限制在每個貨櫃 500 美元。提單中規定的卡車司機責任上限可能為每磅 25 美元左右。對於電子產品等高價值產品，只有商品價值的一小部分會被報銷。
根據運輸方式，承運人責任受四項法規之一管轄。具體細節各不相同，但它們都保護承運人免受因天災或「不可抗力」（自然災害、騷亂和重大動亂）、戰爭行為、有缺陷的產品和托運人的過失而造成的損失。
因此，建議購買貨物保險。公司經常不購買保險，認為公司保單涵蓋了保險，沒有必要，或認為這是其他部門的責任。因此，在您拒絕貨物保險之前，請了解您的風險敞口。
3. 證明承運人的疏忽
若要向承運人提出索賠，您必須證明承運人有疏忽。例子包括導致貨物移動的不當阻擋和支撐、冷藏箱或溫控倉庫中的製冷設備故障、疏忽的送貨做法（例如將電子產品扔到門廊上）、起重機和叉車事故、交通事故、貨運列車脫軌，甚至濕度控制不良。
對於海運，為承運人提供保護和賠償保單的海事保險公司 Gard P&I Club 表示，冷凝是造成損害的主要原因。當外部空氣的露點低於貨艙（或貨櫃）內空氣的露點時，就會發生冷凝。為了減輕索賠，它建議其會員確保足夠的通風，最重要的是保持準確的通風記錄，以防止貨物索賠。
該建議強調了在提出（或抗辯）貨物索賠時擁有可驗證、無可爭議的文件的重要性。
4. 文件運輸條件
您可以使用 shockwatch（例如 SpotSee® 的衝擊、溫度和傾斜監視器或指示燈）來記錄您的索賠。然後，如果貨物損壞並提出索賠，您就有了發生事件以及當時誰控制貨物的客觀證據。
例如，SpotSee 的 ShockLog® 298 衝擊記錄器 可記錄超出閾值的衝擊方向、幅度和持續時間；氣溫; 並且有一個可選的 GPS 接收器來準確定位事件發生的位置。此類資訊為損壞或遺失索賠提供了堅實的基礎。相較之下，狀況指示器顯示事件發生，但不顯示事件發生的時間或地點。
5. 索賠要徹底
然而，即使有大量證據表明承運人存在錯誤，索賠仍可能被拒絕。為了最大限度地降低這種風險，在提出索賠時，請確保索賠：
- 書寫清晰（使用簡單易懂的語言並儘可能具有描述性）
- 僅限於實際的身體損失，而不是損失時間或機會
- 準確的
- 易於管理
- 具體（避免術語混淆，例如“物品”或“紙箱”）
多式聯運承運人CSXT 建議托運人提供可識別貨物、運輸日期、運輸編號、托運人和收件人姓名以及起運地和目的地的資訊。清楚描述貨物和所運貨物的數量以及損壞的數量。當索賠短缺時，提供原始封條記錄和目的地封條記錄至關重要。為了證明損壞，請提供原產地和目的地的損壞記錄和其他證據，以及表明救助處置的記錄。
多式聯運承運商也可能希望看到與該貨物運輸相關的收到或支付的運費單副本——甚至來自供應鏈上的其他承運商。
ShockWatch 衝擊指示器 & TiltWatch 傾斜指示器是關鍵
由於文件不充分，承運人和保險公司很容易拒絕索賠。您可以降低這種風險。ShockWatch 衝擊指示器 & TiltWatch 傾斜指示器 提供了能夠造成損害的事件的無可辯駁的證據，以及這些事件發生的確切時間和地點。提供證據可以決定損害索賠的勝負。